Introducción

La existencia de herramientas y servicios que faciliten la planificación de las entrevistas derivadas de la acción tutorial entre profesores, tutores, mentores y la institución con los estudiantes, permite agilizar el proceso de tutoría, proporcionando un servicio personalizado al estudiante de mayor calidad.

El marco de referencia en el que se enmarca esta propuesta coincide con el planteado en la convocatoria de la UPM en los siguientes puntos:

1.     “Evaluar, consolidar y ampliar los logros alcanzados en los proyectos de Innovación Educativa desarrollados en convocatorias anteriores”. En concreto este es un objetivo general que se persigue en relación a los logros obtenidos en el proyecto PIE-TA desarrollado en las dos convocatorias precedentes.

2.      “Implantar medidas propuestas en los diferentes programas del Modelo Educativo de la UPM”, en concreto las centradas en la implantación del plan de acción tutorial y de mentoring entre estudiantes.

 La acción tutorial sistemática se contempla como un pilar básico dentro del modelo educativo de la UPM. En dicho modelo  se indica que la educación tiene que ser decididamente más activa, en consonancia con la pedagogía diseñada para el Espacio Europeo de Educación Superior (EEES), y sobre todo tiene que pasar a ser más eficiente. Dicho modelo establece la formalización de compromisos a tres bandas, entre estudiantes, profesores e institución.

Esta propuesta se centra principalmente en la tutoría académico-formativa, entendida como la actividad docente que realiza el profesorado como parte de su dedicación en unas horas de tutoría planificadas semanalmente a lo largo del curso académico. En estas horas el profesor atiende y orienta de forma personalizada a los estudiantes en cuestiones relacionadas con las materias que imparte o trabajos académicos que dirige. Mediante la asistencia a tutorías el profesor facilita al alumno el aprendizaje de las materias que cursa, y en consecuencia, la mejora de su rendimiento académico. Además, en la modalidad de estudio presencial la asistencia regular a tutorías facilita al profesor el seguimiento y evaluación continua del alumnado, tal y como propone el Espacio Europeo de Educación Superior. En la modalidad de estudio a distancia el aprendizaje es prácticamente autónomo pero sin la debida orientación por parte del profesorado puede llevar al estudiante al abandono o deserción, desaprovechamiento o a la falta de optimización del tiempo de estudio, por lo que la acción tutorial cobra una mayor importancia en esta modalidad de aprendizaje.

A pesar de la importancia de la tutoría su utilización por parte de los alumnos es escasa debido a múltiples factores propios de la institución y de los propios docentes universitarios: horarios de tutorías inadecuados, lejanía de los lugares donde se realiza la tutoría, falta de motivación por parte del profesor y del estudiante, etc.

Un factor que se considera importante es el índice de asistencia a tutorías en función del horario de tutorías establecido por el profesor. El horario de tutorías de los profesores suele estar publicado y actualizado en tablones de anuncios de los departamentos a los que están adscritos, y cada vez con más frecuencia en las páginas web de los departamentos y centros. Habitualmente cuando un alumno desea asistir a tutorías de un profesor concreto, consulta el horario de tutorías de éste y acude al lugar indicado para ser atendido. Sin embargo, el servicio de atención de tutorías no siempre es el deseable por varias razones o problemas, entre las que se destacan las siguientes:

1.     Se producen esperas a la puerta del despacho del profesor correspondiente por acumulación de alumnos para ser atendidos en ciertas horas de tutoría. Los estudiantes suelen acudir a las tutorías del profesor en los días previos a la realización de pruebas de evaluación o entrega de trabajos prácticos, y en los días inmediatamente posteriores a la publicación de cualquier nota de evaluación de la asignatura. Es precisamente en estos días cuando se acumulan en la puerta del despacho del profesor varios alumnos esperando ser atendidos. Estas esperas, en muchas ocasiones, les suponen pérdida de tiempo de estudio o imposibilidad de asistir a otras clases coincidentes con el horario de tutorías. Ante estas situaciones, a veces el alumno desiste de esperar a ser atendido por el profesor, e intenta resolver sus dudas por si mismo o con otros estudiantes en el mejor de los casos.

2.     El profesor puede cambiar o anular una tutoría concreta por diferentes motivos (asistencia a reuniones no planificadas, problemas de salud, etc.) y no avisar convenientemente al alumnado. En ocasiones los profesores colocan una nota adhesiva en la puerta del despacho avisando de la suspensión de tutorías o cambio a otro día, que no evita el trastorno al alumno que acude al despacho del profesor para ser atendido en tutorías.

3.     Planificación de tutorías no adecuada a la disponibilidad de los alumnos o a los hitos de entrega de trabajo y pruebas de evaluación. El horario de tutorías establecido por el profesor no permite una asistencia adecuada a sus alumnos: horas excesivamente tempranas o tardías en el día, coincidentes con las clases que han de seguir los alumnos en otras asignaturas, etc.

Para dar soporte a la acción tutorial se ha creado en el contexto de proyecto PIE-TA (Convocatorias de Ayudas a la Innovación Educativa de la UPM 2011 y 2012) la herramienta software TutorialAction accesible por web. La utilización sistemática de esta herramienta por parte de profesores y alumnos permite solventar los dos primeros problemas expuestos anteriormente. Por un lado, eliminar o reducir las esperas de los alumnos a la puerta del despacho del profesor para ser atendidos en tutorías, a través de un sistema de reserva previa de tutorías. Y por otro, sirve como medio de comunicación entre profesor y alumno para dar a conocer el horario de tutorías actualizado. El profesor puede reflejar los cambios de horario o cancelaciones de tutorías mediante la herramienta, evitando así intentos infructuosos de los alumnos para ser atendidos en tutorías, ya que pueden consultar los cambios vía web.

Al objeto de solventar el tercero de los problemas enunciados se propone en este proyecto definir un método que mejore la calidad del servicio de atención tutorial ofrecido a estudiantes universitarios. Facilitando para ello la planificación del horario de tutorías teniendo en cuenta diferentes variables como la disponibilidad horaria de los alumnos para asistir a las tutorías de un profesor/asignatura concreta, los grupos de clase que imparte un profesor y los grupos que son impartidos en una asignatura, el conjunto de asignaturas que se imparten en un semestre, las fechas de entrega de trabajos y de pruebas de evaluación en cada asignatura, etc.

Antecedentes:

La idea inicial que ha dado lugar a la presentación de este proyecto surgió durante el desarrollo del proyecto PIETA. A partir de la observación de los horarios de tutoría, y sin ser en sí mismo un objetivo de dicho proyecto, se planteó un método experimental orientado a facilitar la adecuación del horario de tutorías presenciales de un profesor a las preferencias horarias de sus alumnos. De forma experimental se realizó una encuesta a los alumnos de un profesor concretopara conocer sus preferencias horarias para asistir a tutorías, y se analizaron sus datos de asistencia a tutorías. Esta experiencia fue publicada en forma de resumen de 250 palabras en el X Foro Internacional sobre la Evaluación de la Calidad de la Investigación y de la Educación Superior en el año 2013.

Se pretende ahora con este proyecto definir un método orientado por un lado a facilitar la planificación horaria del servicio de atención tutorial contemplando las disponibilidades horarias del conjunto de profesores de un Centro y de  sus estudiantes; y por otro lado a proporcionar indicadores a los gestores académicos que les permitan realizar un seguimiento de la acción tutorial que realizan los profesores a los estudiantes.

OBJETIVO PRINCIPAL

La acción tutorial sistemática se contempla como un pilar básico dentro del modelo educativo de la UPM. En dicho modelo  se indica que la educación tiene que ser decididamente más activa, en consonancia con la pedagogía diseñada para el Espacio Europeo de Educación Superior (EEES), y sobre todo tiene que pasar a ser más eficiente. Dicho modelo establece la formalización de compromisos a tres bandas, entre estudiantes, profesores e institución.

En consonancia con el modelo educativo de la UPM el Proyecto de Innovación Educativa que se propone tiene como objetivo principal definir dentro del marco de la Educación Superior un método orientado a facilitar la planificación horaria y seguimiento del servicio de  atención tutorial contemplando las disponibilidades horarias de profesores y alumnos. Este objetivo persigue mejorar la calidad del servicio de atención tutorial ofrecido a los estudiantes en su proceso de aprendizaje en combinación con la utilización de herramientas TIC para la reserva y gestión de tutorías, en concreto con TutorialAction, herramienta obtenida en el Proyecto de Innovación Educativa PIE-TA (convocatorias de la UPM años 2011 y 2012). Los resultados del proyecto que se propone junto con la utilización de TutorialAction permitirán obtener indicadores útiles para todos los actores implicados en la acción tutorial: estudiantes, profesores y gestores académicos.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Para alcanzar el objetivo principal propuesto se plantean los siguientes objetivos específicos:

1. Analizar la adecuación del horario de tutorías de los profesores y asignaturas de la ETSISI durante el curso académico 2014-15. Para ello se realizará un estudio previo sobre los horarios de tutoría publicados por los departamentos/profesores de la ETSISI y los horarios de clase de las asignaturas que se imparten. Además se confeccionará un cuestionario para recabar información aportada por los estudiantes mediante encuesta anónima relativa a su percepción sobre la adecuación horaria de las tutorías de sus profesores y asignaturas.
2. Diseñar un algoritmo/método que permita seleccionar un conjunto de horas semanales recomendables para fijar el horario de tutorías de los profesores y asignaturas, en función de las disponibilidades horarias de profesores y alumnos.Para ello el algoritmo tendrá en cuenta diferentes variables de entrada como las siguientes:

• Profesores: horario de las asignaturas que imparte el profesor; preferencias horarias del profesor; preferencias horarias de otros profesores de la misma asignatura; horas prefijadas para reuniones de investigación, académicas, de gestión o de cualquier otra índole; etc.
• Alumnos: horarios de asistencia a clase de los alumnos; preferencias horarias de los alumnos para asistir a tutorías (mediante encuesta anónima); horas prefijadas por el centro para impartición de conferencias o de cualquier otro tipo de eventos; resultados de encuestas a los alumnos para conocer sus preferencias horarias para asistir a tutorías; etc.

3. Consolidar y potenciar los resultados obtenidos por el grupo de innovación educativa GIETA de la UPM en el marco del proyecto PIE-TA. En el contexto de esta propuesta la utilización de la herramienta TutorialAction, generada a partir del proyecto PIE-TA, jugará un papel importante ya que facilita la asistencia a tutorías a los alumnos mediante un sistema de reserva o cita previa, y a los profesores les permite registrar datos sobre las tutorías realizadas. Actualmente, dicha herramienta está siendo desarrollada por profesores miembros del grupo GIETA como una extensión de Moodle, y se espera tener una versión operativa para el comienzo del próximo curso académico.
4. Sentar las bases para la creación de una extensión de Moodle para la planificación horaria y seguimiento de tutorías, que sea integrable con el módulo de TutorialAction.
5. Extender la experiencia para aplicar el estudio y el método a definir en asignaturas de Grado en otros centros y universidades. Por el momento se cuenta con las siguientes universidades y profesores interesados en participar en el proyecto:

• Universidad Complutense de Madrid - Facultad de Educación, por medio del profesor Dr. Manuel Rodríguez.
• Universidad Técnica Particular de Loja (Ecuador) - Titulación de Ingeniería en Sistemas Informáticos, por medio de la profesora Fernanda Soto.

6. Obtener indicadores que proporcionen información relevante para profesores y gestores académicos sobre el seguimiento de los procesos tutoriales que se llevan en los Centros, a partir de los datos registrados en la base de datos de planificación de horarios y asistencia a tutorías. Estos indicadores podrían proporcionar información como la siguiente:

• El grado de optimización de los horarios de tutorías en base a datos estadísticos que sirvan para conocer rangos horarios poco útiles para el alumnado y picos de máxima afluencia que podrían generan esperas innecesarias o falta de atención a los alumnos.
• El número de tutorías reservadas y atendidas por los profesores, así como el tiempo medio dedicado. De estos datos puede obtenerse información relativa al tiempo total dedicado por cada profesor en la atención de tutorías.
• La relación entre atención a tutorías y rendimiento académico de los alumnos, obteniendo la eficiencia y eficacia de la acción tutorial global y particular de cada profesor o asignatura.

7. Transmitir tanto a alumnos como a profesores la importancia que tiene la acción tutorial en el proceso de aprendizaje, motivando la asistencia y atención de tutorías mediante métodos y herramientas innovadores. En este sentido, se tratará de organizar algún tipo de evento o jornada que verse sobre la acción tutorial en diferentes modelos educativos, a celebrar en la ETS de Ingeniería de Sistemas Informáticos, con ponentes tanto internos como externos a la UPM.

El proyecto de innovación educativa propuesto se ha estructurado en las siguientes cinco fases para las que se indican los resultados esperados en cada una de ellas:

Fase 1. Análisis del problema.

Periodo de ejecución: meses 1 a 3

Paquetes de Trabajo:

PT 1.1. Estudio del sistema actual de horarios de tutoría.

Se estudiarán los horarios de tutoría de cada profesor y la adecuación de éstos respecto de los horarios de sus clases y los horarios de clase de los alumnos a los que imparte clase. Los resultados de este estudio serán anónimos no incluyendo ningún dato relativo a personas o asignaturas particulares. Dichos resultados reflejarán la idoneidad o no de los horarios de tutoría respecto a la disponibilidad para asistir de los alumnos, identificando errores o aciertos en la planificación de horarios.

PT 1.2. Diseño de cuestionarios iniciales.

Se diseñarán cuestionarios de respuesta anónima, con preguntas de carácter cerrado y de carácter abierto,  para recabar información sobre la adecuación de los horarios de tutoría en opinión de los alumnos del centro.

PT 1.3. Recogida de datos y obtención de indicadores.

Se recogerán los datos de las tareas anteriores y se obtendrán indicadores a partir del análisis de los mismos.

Resultados esperados:

• Informe con el análisis de los resultados obtenidos en el estudio inicial del PT1.1
• Cuestionario de opinión de alumnos sobre planificación de horarios de tutoría
• Indicadores iniciales sobre adecuación de horarios de tutoría

Fase 2. Definición del método y modo de implementarlo

Periodo de ejecución: meses 2 a 7

Paquetes de Trabajo:

PT 2.1. Definición del método.

Se diseñará el algoritmo o método que permita seleccionar un conjunto de horas semanales recomendables para fijar el horario de tutorías de los profesores y asignaturas, en función de las disponibilidades horarias de profesores y alumnos. Para ello previamente se analizarán el conjunto de variables de entrada a dicho algoritmo, a partir de la información analizada en las fases anteriores.

PT 2.2. Integración de una solución del método definido

Este paquete de trabajo comprenderá el diseño de una solución que permita integrar con TutorialAction y/o con su extensión correspondiente en Moodle al método definido en la etapa anterior. El método definido se implementará total o parcialmente en función de las posibilidades de integración que presenten TutorialAction y/o Moodle.

Resultados esperados:

• Documento con la descripción del método.
• Algoritmo diseñado y su implementación parcial o completa, en función de las posibilidades de integración, con el resto de herramientas de acción tutorial.

Fase 3. Puesta en práctica experimental y validación.

Periodo de ejecución:meses 7 a 11

Paquetes de Trabajo:

PT 3.1. Puesta en práctica experimental

Los profesores participantes de cada centro aplicarán el método definido en el proyecto en sus asignaturas y alumnos.

PT 3.2. Ajustes y validación del método

Se observará la puesta en marcha del método para corregir errores detectados y ajustar los parámetros del método, de forma que se vaya validando el método durante su utilización.

PT 3.3. Recogida de datos - cuestionarios post

Se diseñarán cuestionarios que permitan mediante el método de encuesta recoger la opinión de profesores y alumnos participantes relacionada con el método definido y aplicado en el proyecto.

Resultados esperados:

• Documento de ajustes realizados y validación del método.
• Cuestionario de opinión de profesores y alumnos sobre planificación de horarios de tutoría con el método definido.

Fase 4. Análisis de resultados y conclusiones.

Periodo de ejecución:mes 9 en adelante

Paquetes de Trabajo:

PT 4.1. Obtención de indicadores

A partir de los datos de la acción tutorial seguida almacenados en la base de datos del sistema de acción tutorial y de las encuestas llevadas a cabo en el proyecto, se obtendrán una serie de indicadores sobre la utilización del método llevado a cabo en el proyecto.

PT 4.2. Conclusiones y guías de recomendación

Se obtendrán un conjunto de conclusiones y guías de recomendación sobre la planificación horaria y el seguimiento de la acción tutorial en la Universidad abarcando los tres tipos de actores principales: estudiantes, profesores y gestores académicos.

Resultados esperados:

• Informe de análisis de resultados e indicadores sobre la acción tutorial llevada a cabo en el contexto del proyecto.
• Informe de conclusiones finales y guía de recomendación.

Fase 5. Divulgación de resultados.

Periodo de ejecución:mes 10 en adelante

Paquetes de Trabajo:

PT 5.1. Publicación de resultados

Se procederá a la escritura y presentación para su publicación de trabajos de investigación relacionados con el desarrollo y resultados del proyecto, incluyendo la publicación de resultados en la web del grupo de innovación educativa GIETA. Por otra parte, se tratará de organizar algún tipo de evento o jornada centrada en la acción tutorial, en la ETS de Ingeniería de Sistemas Informáticos, con ponentes tanto internos como externos a la UPM, donde se presenten resultados de este proyecto.

PT 5.2. Ampliación de contextos de aplicación

Se llevarán a cabo actividades que permiten la extensión y utilización del método definido y las herramientas asociadas en la acción tutorial a otros profesores/asignaturas y Centros/Universidades.

Resultados esperados:

• Web del proyecto
• Publicación de artículos

Para la evaluación del proyecto se utilizarán los datos registrados por las herramientas de acción tutorial utilizadas y estrategias pre-post que permitan comprobar el impacto del método de ayuda al establecimiento del horario de tutorías del profesor, propuesto en este proyecto. Se propone utilizar los siguientes instrumentos para dicha evaluación:

• Análisis de los datos registrados con la herramienta TIC TutorialAction para la reserva y gestión de tutorías.
• Cuestionarios de respuesta cerrada para obtener valores cuantitativos y de respuesta cerrada abierta para los cualitativos.
• Entrevistas personales para la recogida de opiniones y datos cualitativos tanto de estudiantes como de profesores.

Concretamente para la evaluación del proyecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

1. Obtención de indicadores a partir de los cuestionarios y entrevistas realizadas a profesores y alumnos:

• Grado de satisfacción de los alumnos con los horarios de tutorías
• Grado de satisfacción de los profesores con el método de ayuda al establecimiento de tutorías y de cambio de tutorías.

2. Obtención de indicadores a partir de los datos almacenados en las herramientas software de atención tutorial utilizadas:

• Número de reservas de tutoría solicitadas por los alumnos.
• Número de tutorías atendidas por los profesores, así como el tiempo medio dedicado. De estos datos puede obtenerse información relativa al tiempo total dedicado por cada profesor en la atención de tutorías.
• Grado de optimización de los horarios de tutorías en base a datos estadísticos que sirvan para conocer rangos horarios poco útiles para el alumnado y picos de máxima afluencia que podrían generar esperas innecesarias o falta de atención a los alumnos.
•  El cumplimiento del horario de tutorías por parte del profesorado, y los cambios de horario realizados al o largo del semestre.

3. Valoración de los resultados de las encuestas sobre satisfacción de la utilización de la metodología de acción tutorial definida y la herramienta software desarrollada, por parte de los profesores/mentores  y estudiantes participantes en la acción tutorial. A partir de las encuestas confeccionadas en el marco del proyecto y que contesten los participantes en la acción tutorial llevada a cabo con soporte de la herramienta, se determinará el grado de satisfacción y utilidad de la herramienta desarrollada. Así mismo, se identificarán los puntos clave de mejora de la metodología y de la herramienta para ampliaciones futuras del proyecto.

4. Consecución de resultados objetivo del proyecto

     4.1. Divulgación de resultados

• Envío de artículos a congresos nacionales/internacionales relacionados con el desarrollo del proyecto propuesto. Se plantea conseguir la aceptación y presentación de al menos un artículo.
• Envío de artículos a revistas nacionales e internacionales. Se trabajará decididamente para conseguir la publicación de al menos un artículo en revista.
• Impartición de conferencias, en la ETSISI,  y otros centros de la UPM y de otras instituciones educativas, dando a conocer los resultados más destacables del proyecto. En este sentido, se tratará de organizar algún tipo de evento o jornada centrada en la acción tutorial, en la ETS de Ingeniería de Sistemas Informáticos, con ponentes tanto internos como externos a la UPM, donde se presenten resultados de este proyecto.
• Publicación en páginas web del proyecto/grupo GIE-TA de la UPM.

   4.2.  Transferencia de tecnología

Demanda del método y herramientas asociadas de acción tutorial por parte de profesores que no participen en este proyecto, y de otros centros universitarios de la UPM y de otras universidades.